A organização de documentação é um fator determinante para o sucesso na resolução de litígios. Apesar de muitas empresas, incluindo multinacionais, terem um volume de negócios considerável, frequentemente observamos uma falta de preparação para enfrentar disputas legais. A experiência demonstra que uma gestão eficiente da informação relacionada com as relações contratuais pode ser a chave para ganhar um caso e adotar estratégias eficazes.
Quando surgem conflitos, é fundamental que as empresas estejam preparadas para realizar uma avaliação de risco e tomar decisões informadas. A capacidade de apresentar provas relevantes perante um tribunal é crucial, especialmente em situações que exigem uma resposta rápida devido a prazos processuais ou questões estratégicas. No entanto, muitas vezes, as empresas não consideram a organização de documentação ao celebrar contratos ou realizar operações comerciais.
Uma das razões para esta falta de atenção é a crença de que a redação cuidadosa das cláusulas contratuais é suficiente para evitar litígios futuros. Embora seja importante focar na elaboração e negociação dos contratos, isso não é suficiente. A maioria dos litígios surge da interpretação de cláusulas contratuais, tanto na sua redação como na sua aplicação prática. Portanto, a preparação para um litígio exige que as empresas invistam na documentação e no “rasto” das relações contratuais em todas as suas fases.
Um dos maiores desafios que as empresas enfrentam é a dificuldade em reunir a documentação necessária quando surge um litígio. Muitas vezes, os colaboradores que participaram na operação já não estão na empresa, ou não se consegue aceder a todas as comunicações relevantes. Mesmo quando é possível localizar testemunhas, a falta de documentação que suporte os seus depoimentos pode comprometer a avaliação de risco do caso e prejudicar a credibilidade em tribunal.
Para resolver este problema, as empresas devem adotar métodos eficazes de organização e arquivo de documentos. É essencial que haja uma ordenação sistemática de minutas, memorandos e comunicações, independentemente dos meios utilizados. A implementação de ferramentas de software e a designação de colaboradores responsáveis pela supervisão do armazenamento de informação são medidas que podem fazer a diferença. Este investimento torna-se ainda mais relevante em ambientes de trabalho dinâmicos, onde a rotatividade de colaboradores e a utilização de múltiplos canais de comunicação são comuns.
Quando as empresas investem na organização de documentação, o impacto em litígios é significativo. Com a informação disponível e organizada, os advogados podem concentrar-se na melhor forma de apresentar os factos e as provas, permitindo tempo para explorar diferentes cenários e teorias jurídicas. Sem essa preparação, o trabalho dos advogados é muitas vezes reduzido a uma corrida contra o tempo para reunir factos, independentemente de o litígio já estar em tribunal.
Em suma, a organização de documentação não deve ser vista como uma tarefa secundária, mas sim como uma parte integral do negócio. Este investimento é crucial para garantir o sucesso em potenciais litígios e proteger os interesses da empresa. Leia também: A importância da gestão de contratos na prevenção de litígios.
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Fonte: ECO
