A situação é comum em muitas organizações. A equipa comercial está prestes a fechar um contrato importante, o cliente está pronto para avançar e o mercado não espera. No entanto, antes de dar o passo final, alguém levanta a questão crucial: “Onde está a ata?” A estratégia está definida, o cliente está interessado e o produto é adequado, mas falta a documentação.
Assim, inicia-se um ritual burocrático: mais validações, assinaturas, pareceres jurídicos e relatórios que repetem discussões já realizadas. Às vezes, até se busca um carimbo ou um selo, evocando a imagem do papel timbrado que, embora em desuso, ainda faz parte do imaginário de muitas empresas.
Enquanto isso, o mercado continua a avançar. Dentro das empresas, existe uma tensão que raramente é visível nos organogramas. De um lado, as áreas que impulsionam o movimento, como comercial, operações e inovação, estão constantemente em contacto com clientes e oportunidades. Do outro, as funções administrativas, como legal e compliance, têm a missão de garantir ordem e conformidade.
Idealmente, estas duas dimensões deveriam coexistir em equilíbrio. Contudo, na prática, isso nem sempre acontece. Enquanto uns tentam levar a organização para a frente, outros, muitas vezes com boas intenções, acabam por travar o progresso.
É importante frisar que a burocracia não é, por si só, um problema. As regras existem por uma razão, e o controlo é essencial para proteger empresas e clientes. O verdadeiro desafio surge quando os processos começam a servir a burocracia em vez de servirem o negócio. Nesse momento, a burocracia transforma-se no que muitos analistas chamam de “assassino silencioso” das organizações. Não se reflete nos balanços, mas corrói a agilidade e a capacidade de decisão.
O aumento dos níveis de aprovação, a multiplicação de formulários e relatórios detalhados sobre o passado, que pouco ajudam na tomada de decisões futuras, são sinais de que a burocracia está a assumir o controlo. Sem que ninguém se aperceba, a organização começa a gastar mais energia a justificar o que fez do que a preparar o que precisa de fazer. Enquanto isso, o mercado não espera, a concorrência não pede pareceres e os clientes não aguardam pela ata.
Nos últimos anos, surgiu uma verdadeira indústria em torno do compliance e das certificações. Embora muitas dessas práticas sejam necessárias, é fundamental lembrar que, se o negócio falhar, nenhuma norma de compliance poderá salvá-lo.
Como em muitos aspectos da gestão, o desafio reside no equilíbrio. Uma estrutura excessivamente rígida pode levar à imobilidade, enquanto a falta de estrutura pode resultar em caos. Talvez seja útil recordar a famosa frase de Aníbal Cavaco Silva: “Deixem-me trabalhar.” Em muitas empresas, aplicar este princípio poderia ser a chave para evitar que, enquanto se procura a ata, o mercado já tenha decidido quem leva o negócio.
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Fonte: Sapo
